Réussir l’organisation de votre séminaire : le compte-rendu du Café Studieux

Organiser un séminaire nécessite une expertise certaine en faire un véritable succès. Quels sont les pièges et les bonnes idées pour le créer sereinement ? Meltis vous dévoile les échanges qui ont eu lors de notre dernier Café Studieux de septembre.

Quels sont les 4 dangers à éviter lors de l’organisation de son séminaire ?

Commençons par jouer à se faire peur 😊 Illustrations de quelques (mauvais) souvenirs de séminaire, avec les zones de dangers à éviter lorsque vous organisez un tel événement :

La zone de l’angoisse 

Cette zone représente la peur et la crainte que peuvent ressentir vos équipes lors d’un séminaire. Elle contient les mauvaises nouvelles à annoncer ou qui ont été annoncées, les conséquences de celles-ci, les incertitudes sur l’avenir, mais aussi des secrets, des non-dits réels ou supposés. Pensez donc à clarifier ce que vous souhaitez faire et dire dès le départ pour anticiper et traiter les peurs de vos équipes. Et même si c’est difficile, il vaut souvent mieux crever l’abcès que laisser la situation s’enliser…

 La zone de l’ennui 

Cette zone d’ennui est caractérisée par des activités qui ont déjà été proposées lors de précédents séminaires et/ou qui sont “mal” animées, ou sans lien avec les attentes ou besoins des participants. Pour éviter cette zone, challengez-vous, vos équipes, vos managers ou vos collaborateurs et ainsi trouver la solution la plus utile. Et méfiez-vous de l’innovation et de la nouveauté à tout prix. Apprendre à mieux utiliser un outil est parfois plus utile que d’en obtenir un nouveau…

La zone de la complexité 

Les séquences sont trop compliquées ou complexes, les marches à franchir trop hautes, les attentes disproportionnées envers les livrables ou les participants au regard du temps, des moyens disponibles ou du niveau des participants (ce qu’ils savent du problème, leur niveau de compréhension et d’analyse de la situation…). Le risque ici est de vouloir aller trop vite ou trop loin, et de finalement perdre beaucoup de monde en route.

La zone de désengagement

Physiquement présents, les participants ne sont pas (ou plus) disponibles mentalement et motivés. Possible conséquence des zones précédentes, cette zone existe aussi faute de gestion du rythme du séminaire. Alterner et varier les temps d’information, d’appropriation, de réflexion, de formation, de détente…

Ces zones de danger nécessitent une grande vigilance et une réelle expertise quant à l’organisation des séminaires. En effet, une grande dépense d’énergie ne produira certainement que très peu de résultat en tombant dans ces zones. Alors pour les éviter, quelles sont les bonnes idées pour réussir votre séminaire ? Focus sur les 4 points indispensables à toujours avoir en tête.

Quelles sont les bonnes idées pour organiser votre séminaire avec succès ?

Partir des enjeux pour descendre vers les contenus :

Un séminaire réussi se base sur un enjeu bien défini. En utilisant une matrice sens/processus/contenu vous créerez un séminaire qui a du sens pour vous, vos équipes, vos managers et vos collaborateurs.

Voici les questions à vous poser :

• 1) Le sens : à quoi ce séminaire va-t-il servir, pour vous, pour les participants, pour l’équipe ? Quels sont les enjeux ? “Pourquoi” souhaitez-vous ce séminaire ? Quels sont les facteurs déclencheurs, la situation et le contexte de départ ? Et “pour quoi” le faire, dans quel objectif, pour atteindre quelle situation à la fin ? Qu’est-ce qui devra avoir changé ?
• 2) Le processus : Comment le fait-on ? Est-ce un séminaire de travail, de détente, de cohésion ? Comment se dérouleront les échanges (petit groupe, grand groupe) ? Quelles sont les modalités ?
• 3) Le contenu : Quel est le message ? Qui intervient ? À quel moment ? Pour dire quoi ? Quels sont les outils qui seront utilisés ?

 Intégrer le séminaire dans un continuum (un contexte de départ (au sens large (organisation, marché, équipe…)) et une situation souhaitée à l’arrivée.

Le séminaire n’est jamais un moment “hors sol” : même si l’objectif peut être de “déconnecter pendant 2 jours” ou “sortir de l’opérationnel”, l’avant et l’après doivent être pris en compte.

Prévoir des marches pédagogiques pour atteindre sereinement le sommet

Pensez la construction de votre séminaire comme un escalier à franchir pour vos collaborateurs.

• Une rambarde : qui représente l’enjeu global de votre séminaire et sera le fil conducteur qui permettra d’atteindre l’objectif. S’éloigner de la rambarde, c’est prendre le risque de tomber dans les zones de danger…
• La marche de départ : qui représente la situation dans laquelle l’organisation se trouve, la situation dans laquelle est la ligne managériale, l’équipe et les collaborateurs.
• La marche finale : Ici, on s’intéressera à l’arrivée du séminaire : où veut-on amener nos collaborateurs ? Quelle est la situation souhaitée à la fin ?
• Des marches intermédiaires : quelles sont les marches que va devoir franchir l’équipe en fonction de l’objectif à atteindre ? Ces marches sont importantes, car elles doivent correspondre à une progression logique et une ambition raisonnable. Il doit également y avoir une réflexion à propos de la distance entre les marches à franchir afin d’éviter tout risque de complexité, d’ennui et de désengagement.

Penser à la posture de l’animateur :

La posture de l’animateur sera primordiale et à choisir en fonction de l’objectif que vous vous serez fixés :

• Une posture d’animateur : centrée sur l’énergie, idéal pour des moments ludiques et de détente, qualités : bonne humeur, force de proposition et créativité.
• Facilitateur : centré sur l’objectif, pour les moments de travail et de réflexion, qualités : clarté des consignes, gestion du temps et des processus, leader en grand groupe
• Coach : centré sur le groupe, pour les moments de régulation, qualités : écoute et intuition, alliance avec le leader, réactivité et expérience
• Formateur : centré sur le contenu, pour les moments d’enrichissement, de benchmark, qualités : expertise, maîtrise du sujet, capacité à faire des liens

Et chez vous, quelles sont les bonnes pratiques pour organiser vos séminaires sereinement ?

Lors de nos Cafés Studieux, nous invitons les professionnels RH et formation présents à la rencontre à partager leur questionnement et leurs meilleures pratiques pour s’inspirer. Voici les points importants qui ont été abordés :

Comment éviter l’effet séminaire flash ?

Les RH sont généralement sollicités au dernier moment pour l’organisation des séminaires. Comment éviter cette situation complexe ?

Vous devrez donc :

• Se poser les bonnes questions en amont du séminaire sur les enjeux notamment
  • Pourquoi faire ce séminaire ?
  • Qu’est-ce qui pousse l’équipe à faire ce séminaire ?
• Intégrer le séminaire dans un continuum (de la prise en compte globale (contexte, marché, équipe…) jusqu’à la solution souhaitée)

Comment éviter l’effet “less is more” ?

Les organisateurs ont tendance à remplir la formation de contenu pour éviter « l’ennui » des participants.

• Pensez à des temps de respiration et d’échange : ces temps, tout comme les temps de travail sont indispensables au bon déroulement de séminaire. Alors, pour provoquer une vraie prise de conscience, organisez des temps plus calmes pour inciter les participants à discuter entre eux, échanger un café, et partager sur leur expérience… et laissez la magie opérer ! Il se passe parfois plus de choses dans les couloirs durant les pauses que pendant les ateliers…  les gens se rencontrent, échangent, reprennent de l’énergie pour mieux s’engager dans les ateliers suivants, en leur donnant plus de sens.

Comment réussir à questionner les clients internes de l’organisation et assoir son expertise de RH dans cette organisation ?

Les managers sollicitent peu l’expertise pourtant avérée des RH dans la création de leurs séminaires. Mais alors, comment réussir à être visible en tant qu’expert ?

• L’offre de séminaire sur étagère : création de « modèles » de séminaires pour les ritualiser ces moments fait par le développement RH pour le Codir, avec des programmes et des ateliers type
• Le marketing de l’offre et l’accompagnement RH : distribution de guide, de fiches récapitulatives pour être présent dans l’esprit des managers qui organisent les séminaires.
• La création d’un réseau de facilitateurs
• Le challenge et le questionnement permanent pour asseoir son expertise au sein de l’organisation

Comment inspirer la confiance auprès des collaborateurs, des managers et des équipes quant à l’organisation de leur séminaire ?

Faire des participants et des managers donneurs d’ordre de véritables ambassadeurs de votre expertise : organisez un suivi pour récolter des témoignages dans le temps, comprendre d’où ils sont partis et où ils en sont maintenant. Faites fonctionner le réseau, la prise de référence, comme vous le feriez avec un candidat lors d’un recrutement.

Pensez également à utiliser les outils de communication internes ou externes (LinkedIn notamment) pour partager vos réussites, vos réalisations. Quelques photos choisies parlent plus qu’un discours !

Comment créer le séminaire utile dans la durée ?

Le séminaire est parfois envisagé comme un moment déconnecté. Offrir un temps à ses équipes, c’est bien, mais pensez à l’après c’est encore mieux. Alors pour être sûr de la valeur ajoutée d’un séminaire, de faire évoluer les croyances, les postures et les comportements de vos équipes / managers / collaborateurs, revenez toujours aux enjeux et ou moyen terme : pensez à ces questions en amont : qu’est-ce que je veux atteindre grâce aux séminaires, et comment je vais vérifier que ces objectifs sont atteints et tenus ? Comment prolonger les effets du séminaire ? Comment s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises ?

• Ritualiser le suivi : pour voir où sont les changements et quoi faire pour continuer à avancer
• Mettre en place un plan d’actions : pour suivre ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire
• Permettre aux participants de conscientiser ce qui s’est passé pendant le séminaire

L’organisation de séminaires relève donc d’une véritable expertise. Que ce soit en amont pour son organisation et sa réflexion stratégique, pendant pour le choix de ses animations ou en aval pour son suivi et son plan d’action, les professionnels RH ont un très grand rôle à jouer dans la réussite de ces événements. Pour en savoir encore plus sur cette thématique, découvrez dès maintenant le replay « Organiser enfin des séminaires d’équipe efficaces » >> Visionner le replay

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