Les dessous de la coopération – Hackathon

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Tous les 15 jours, Meltis vous plonge dans l’univers top secret de la contribution collective. Découvrez aujourd’hui un événement largement coupable d’avoir fait ses preuves pour améliorer la coopération d’équipe : le Hackathon.

Les présomptions de départ

Béatrice est DRH d’un grand groupe. En pleine transformation et changement, la direction recherche à engager les salariés dans un atelier innovant afin de travailler sur un nouveau processus plus adapté aux besoins de son entreprise. Béatrice a déjà entendu parler de Hackathon, mais se pose quelques questions concernant son organisation et son efficacité :

  • Comment organiser un Hackathon ?
  • 48h seront-elles assez pour proposer une solution pertinente ?
  • Les idées évoquées sont-elles réellement exploitables par la suite ?

Il a donc fait appel à l’inspecteur Coop’ pour enquêter et voici son rapport d’enquête.

Le résultat de l’investigation :

Qu’est-ce qu’un Hackathon ?

Le concept du Hackathon est né aux États-Unis à la fin des années 1990, au sein de la communauté des développeurs adeptes des logiciels libres. Contraction de « hack » et « marathon », un Hackathon permet de se réunir autour d’un projet pour lui donner un coup d’accélérateur. Sous forme de concours chronométré, l’équipe gagnante est généralement désignée par un jury à l’issue du temps imparti.

La référence au marathon se justifie par le travail sans interruption des participants pendant un temps limité (quelques heures à quelques jours). La culture du Hackathon s’est propagée en entreprise lorsque les génies de l’informatique sont devenus entrepreneurs. Le Hackathon a alors quitté le stade expérimental pour s’intégrer dans la vie des entreprises.

Pourquoi organiser un Hackathon ?

L’organisation d’Hackathon est de plus en plus répandue dans le monde et pour cause… Ces événements représentent de réels enjeux pour les entreprises :

  • enjeux stratégiques : créer de nouvelles opportunités de marché grâce à un produit novateur et porter la culture de l’innovation auprès de votre groupe.
  • enjeux managériaux : fédérer les collaborateurs grâce à une émulation et une intelligence collective et les engager autour d’un projet stratégique commun.
  • enjeux opérationnels : imaginer et concevoir le produit ou service de demain en cohérence avec les attentes de vos clients.

Les protagonistes présumés :

Il n’y a pas de règle prédéfinie quant aux participants de votre Hackathon. Ceux-ci dépendent de vos objectifs. En effet, les personnes invitées à votre Hackathon sont à déterminer en amont en vous questionnant sur plusieurs points :

  • quelles sont les parties prenantes de votre projet ?
  • comment fonctionne votre organisation ?
  • quels résultats attendez-vous ? (des propositions « out of the box » ou des propositions facilement réalisables rapidement)

En ayant répondu à ces questions, vous pourrez ainsi déterminer les modalités de composition des équipes (choix en amont ou libre association pendant l’animation, « casser les codes » en mélangeant des échelons ou en regroupant les strates managériales par exemple …).

Cependant, vous devez garder à l’esprit l’un des principes fondateurs du Hackathon : réunir au même endroit l’ensemble des parties prenantes d’un projet, pour accélérer les décisions, les prototypages, connaître en temps réel les contraintes, les attentes et pouvoir faire des ajustements rapidement !

La déclaration des témoins :

 » Le Hackathon est un événement stimulant et challengeant pour les collaborateurs. Ils se rencontrent, échangent et créent dans un cadre autre que celui dans lequel ils évoluent au quotidien … Cela favorise grandement l’intelligence collective, la créativité et l’innovation et vous permet de créer un produit/service/processus adapté aux besoins des équipes et de l’entreprise !  » Isabelle F.

Déroulé et chronologie des faits :

Comment se déroule une session de Hackathon ?

Phase d’inspiration :

Lors de la phase d’inspiration, les organisateurs présentent l’événement, le sujet et les objectifs de ce hackathon afin que tous les participants soient alignés sur le sens du Hackathon.
La phase d’inspiration est aussi l’occasion d’organiser des ateliers de créativité ou de prise de hauteur afin de « rentrer dans le cœur du Hackathon » et créer une réelle émulation autour de votre événement challengeant.

Phase d’idéation :

Lors de cette seconde phase, les participants, en groupe, réfléchissent, mettent en commun et testent leurs idées en se positionnant du point de vue des clients. Objectif : s’assurer que le concept/idée/process soit utile, utilisable et attrayant. Cette étape permet de valider les idées à mener à l’étape suivante.

Phase d’itération et de conceptualisation :

Une fois que les idées ont été testées, le groupe va créer d’un plan d’action (cohérent et différenciant) relative à l’idée retenue et va mettre en place un prototype pour présenter sa solution. Le format dépendra de vos besoins et peut aller de la simple maquette en papier à une réelle application mobile par exemple.

Chaque équipe a son idée prête et prototypée… Ils doivent maintenant pitcher leurs idées devant un jury choisi par vos soins qui désignera la ou les équipe(s) gagnante(s) !

Il est à noter que tout au long du processus des animateurs sont présents pour guider les participants dans leur processus créatif.
Il est également souhaitable d’alterner :

  • les phases collectives, de travail de groupe, avec des moments individuels
  • les moments de travail intenses et des moments de détente et de respiration

Comment mettre en place un tel événement ?

Béatrice, voici quelques conseils à mettre en place pour mener à bien votre Hackathon :

  • Cadrer en amont les points importants de votre événement : les personnes présentes, les objectifs attendus, le rendu souhaité.
  • Prévoir une équipe d’animation capable d’accompagner les participants tout au long du processus, formée à la méthodologie et possédant des compétences en gestion de projets innovants
  • Superviser parfaitement les aspects logistiques : les participants seront sous pression, prévoyez donc des pauses, de quoi manger ou boire facilement accessible, évitez les longs repas assis par exemple…
  • Communiquer pour créer de l’engagement chez vos collaborateurs en interne afin de créer un réel esprit d’esprit d’équipe autour de ce Hackathon (avant, pendant et après l’événement).
  • Effectuer un suivi à la suite de l’événement afin de présenter les actions mises en place.

Les conclusions de l’inspecteur Coop’

Les Hackathons se sont rapidement démocratisés et s’intègrent aujourd’hui aisément dans une stratégie d’innovation d’entreprise. En organisant un hackathon, vous allez :

  • raccourcir la chaine de décision en répondant directement à une problématique de votre entreprise
  • insuffler un esprit d’innovation au sein de vos équipes en leur proposant une compétition challengeant et motivante
  • produire un contenu (un produit, un service, un process, un plan d’action, un concept …) directement exploitable
  • développer le travail collaboratif et briser les silos en créant une réelle émulation autour d’une thématique
  • valoriser les idées de vos collaborateurs en les intégrant dans la stratégie que votre entreprise.

Vous connaissez maintenant les secrets les mieux gardés du Hackathon ! N’hésitez pas à contacter l’inspecteur Coop’ ainsi que toute l’équipe Meltis pour toute autre information… ils mèneront l’enquête pour vous !

Vous souhaitez en savoir plus et organiser votre Hackathon : contactez-nous et parlons-en !

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