La to do list, véritable fer de lance de l’organisation individuelle et collective, s’utilise dans tous les domaines de la vie professionnelle et de la vie privée. Son but ? Synthétiser l’ensemble des tâches à effectuer pour mener à bien une mission ou remplir un objectif correctement. Son but véritable ? Décharger son esprit du nombre de tâches à accomplir et être ravi de barrer ou cocher l’une après l’autre les actions menées à bien ! Mais aujourd’hui, une question vient se poser : et si nous prenions le problème à l’envers depuis le début ?
Nous nous efforçons d’écrire des pense-bêtes listant nos missions, destinés à nous rappeler quoi faire, dans quel ordre, dans quel délai… Sur ces listes figurent les choses impératives, urgentes, auxquelles l’on doit penser, mais qu’en est-il des choses à ne pas faire ? Doit-on les jeter aux oubliettes ? Ne sont-elles pas aussi importantes, ou même plus importantes que ce que nous devons faire ?
Jim Collins auteur du best seller « Good to Great » nous dit « Les « not to do » lists sont plus importantes que les « to do » list ». Ainsi on pourrait imaginer une liste recensant les erreurs à éviter absolument. Elle permettrait de comprendre et d’analyser les facteurs qui vont empêcher un individu d’être efficace (activité chronophage sans réel impact positif, mission pour laquelle le collaborateur n’a pas toutes les informations, ou les compétences les plus adéquates…) et l’inciter ainsi à trouver des solutions auprès de ses collaborateurs, managers, prestataires…
Il en va de même pour les tâches ou les projets à déléguer. En procédant de cette manière on identifie précisément quelle tâche nécessite absolument notre compétence ou expertise, et celles que l’on va pouvoir déléguer. De plus, cela facilite, voire encourage la prise d’initiative et la créativité dans le ou les champs d’action défini au préalable pour soi-même mais également pour ses collaborateurs. On peut apparenter cette « not to do » list à un mécanisme de guidance personnelle. On se pose alors la question : que dois-je arrêter pour agir ou travailler mieux ? Pour me rapprocher de mon objectif ? Cela fonctionne de la même manière au niveau stratégique d’une entreprise, la not to do list prend réellement tout son sens quand on cherche à atteindre l’excellence : qu’est-ce que je dois arrêter pour être meilleur : dois-je sortir de ce marché, arrêter une activité, repenser mon modèle managérial, arrêter des réunions improductives…
En effet, beaucoup de décisions importantes dans de nombreuses entreprises au succès renouvelé et non démenti n’ont pas été : « Qu’est-ce qu’on fait ? » mais plutôt : « Qu’arrête t-on de faire ou que pourrait-on faire totalement différemment »
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