Qui n’a jamais repoussé au lendemain une tâche qu’il aurait pu faire le jour même ?
Le constat est sévère : remettre les activités déplaisantes à plus tard, serait donc une pratique plutôt répandue. Des chercheurs de l’université du Colorado iraient même jusqu’à affirmer que la question est génétique et héréditaire. Alors est-ce la faute à vos parents si votre gestion du temps laisse à désirer ?
Pas vraiment en réalité. Notre ADN nous prédispose à certains comportements mais le contexte dans lequel nous évoluions et nos habitudes sont aussi largement responsables de notre désorganisation ou plutôt, de notre organisation toute personnelle…
Au-delà de la génétique, pourquoi procrastinons-nous ? Le phénomène est-il le résultat d’une mauvaise gestion de notre temps. Est-ce le contraire ? Notre tendance à la procrastination nous empêche-t-elle de bien gérer notre temps et nos priorités ? Quels effets a-t-elle sur nous ? Comment y remédier ou y faire face pour optimiser sa gestion du temps ?
Pourquoi perd-on son temps ?
Si elle est le plus souvent source de désorganisation, il peut aussi y avoir une bonne procrastination : le temps de trouver la bonne idée, de formaliser un process plus simple, plus complet… ou une procrastination sans trop de conséquences qui concerne par exemple les tâches non urgentes ou non prioritaires. Toutefois, et en règle générale, la procrastination est source de désorganisation et de temps mal organisé. Alors pourquoi agit-on de la sorte ?
La première explication que l’on peut trouver se rapporte à la tâche à effectuer. Si nous trouvons cette tâche ennuyeuse, on va avoir tendance à la repousser tout naturellement. Défini par la loi de Laborit, ce comportement est un classique de la gestion du temps. Nous recherchons « le plaisir immédiat » et avons donc tendance à débuter par les tâches agréables et à repousser celles qui nous rebutent.
Notre mauvaise perception du temps peut également être à l’origine de cette fameuse procrastination. Nous sous-évaluons la plupart du temps le délai de réalisation imparti à nos missions. Ainsi comme nous avons la sensation que telle ou telle sera rapidement réalisée nous pouvons la repousser.
Un élément qui peut nous amener à repousser une tâche est son ampleur. Quand on ne sait pas par où commencer, comment démarrer, quand le découragement nous gagne, il est plus facile sur le moment de remettre à plus tard. Cette perception de l’ampleur de la tâche à effectuer peut être extrêmement stressante. En particulier si derrière la procrastination c’est l’échec que l’on tente de fuir et pas seulement la mission à effectuer. La peur de mal faire et d’échouer est un facteur important de la remise à plus tard. Ne pas faire est finalement le moyen le plus simple de ne pas se tromper.
Mauvaise gestion du temps : quels effets ?
Si vous analysez les tâches pour lesquelles vous procrastinez, il y a donc celles qui ne vous plaisent pas, celles qui vous paraissent trop « grandes » et celles pour lesquelles vous ne vous sentez pas vraiment à la hauteur.
Lorsque vous repoussez une tâche au bureau ou dans votre vie personnelle, le premier sentiment est bien sûr celui du soulagement. Mais bien vite vous êtes rattrapé par un sentiment de culpabilité, de stress et d’anxiété. Une fois repoussée cette mission disparaît un temps puis finit inexorablement par réapparaître. Bilan : vous avez dépensé votre temps dans une activité peut-être plus plaisante mais qui ne fait avancer ni vos rapports ni la présentation que vous devez rendre demain matin dernier délai !
Vous réussirez sans doute à atteindre vos objectifs dans l’urgence mais le travail sous tension est source de stress et de fatigue.
Savoir contrôler sa procrastination (soyons réalistes nous ne pourrons jamais l’éradiquer complètement) permet de gérer son temps de manière sereine, d’avoir un peu plus de contrôle sur les évènements et au final d’être un peu plus fier de nous et du travail accompli.
On pourrait résumer la procrastination, ces effets et ces méfaits par cette phrase : « si tout ce qui me retient, ce mettait à me pousser, je pourrais accomplir beaucoup de choses ». En effet, si nous consacrions toute l’énergie que nous mettons à trouver des excuses pour remettre à plus tard, à prendre les choses en main, nous serions probablement plus productifs.
Organiser son temps
Après le constat que la procrastination n’a d’effets bénéfiques que sur le moment et est plutôt génératrice de sentiments peu flatteurs, comment trouver la parade et optimiser son temps ?
On peut décider de lutter contre sa nature, de faire une to do list, de tenir un agenda millimétré… mais il existe aussi des techniques de gestion du temps et de motivation qui pourront vous aider.
Nous l’avons vu, nous ne procrastinons pas parce que nous ne savons pas gérer notre temps ; nous gérons mal notre temps parce que nous procrastinons. Au-delà des techniques classiques de gestion du temps, pour gérer efficacement vos priorités, vos urgences, vos imprévus, apprendre à vous organiser, à anticiper et planifier vous pouvez :
Découper au maximum les tâches que vous n’aimez / voulez pas faire.
Réaliser une multitude de « sous-tâches » c’est avoir une satisfaction régulière. Vous devez rendre un rapport et repoussez sans cesse sa réalisation ? Fixez des petits objectifs et des petites échéances : le sommaire, le plan, l’introduction, revoir les chiffres… Ainsi morcelée la tâche apparaît moins colossale, plus digeste.
Ritualisez votre travail
Ritualisez votre travail, trouvez quelques déclics, les bonnes alertes qui pourraient vous indiquer que vous vous déconcentrez ou que vous venez de repousser pour la troisième fois de la semaine la rédaction de votre reporting du mois dernier… : de la couleur dans votre to do list selon l’urgence, de la musique pour vous mettre dans votre bulle et vous concentrer… Identifier les circonstances facilitantes et dans lesquelles vous être productifs et tentez de les reproduire.
Faites-vous plaisir
Pour cela plusieurs options : vous pouvez garder vos tâchez préférées pour la fin, attention toutefois à ne pas bâcler les tâches de départ. Autre piste pour travailler dans cette optique de plaisir, visualisez, imaginez le résultat final et surtout les sensations qui l’accompagnement : fierté, soulagement etc etc… En résumé, travaillez votre motivation : si la tâche en elle-même ne vous plait pas, pensez que celle d’après sera plus plaisante, ou qu’une fois que vous l’aurez accomplie vous vous sentirez mieux. Si vous la repoussez le poids de celle-ci ne vous quittera que quelques instants.
Accordez-vous une récompense
Avez-vous rédigé et relu votre rapport ? Êtes-vous satisfait ? Pouvez-vous vous accordez une pause ou passer à une tâche plus plaisante, l’essentiel est de marquer la fin de cette tâche si redoutée par un moment agréable.
Voici donc quelques techniques pour moins procrastiner et agir en maître sur son temps. Alors débarrassez-vous du poids de votre culpabilité quand vous remettez au lendemain et favorisez votre estime de vous-même en optimisant votre temps !
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