Les 6 leviers de succès d’un management à distance plus efficace

Alors que le télétravail peinait à trouver sa place dans les habitudes de travail des français, la crise sanitaire a considérablement accéléré l’adoption de ce nouveau mode de travail. Déjà avant la Covid-19, la mondialisation des marchés, du travail et des organisations poussaient les entreprises à développer leurs pratiques de collaboration à distance. En fin 2018, en Europe, 5.2% des salariés travaillaient régulièrement à domicile (source Eurostat). En mars 2020, une grande majorité de la population s’est retrouvée, de par cet état de fait, en télétravail, obligeant les organisations à suivre cette mouvance. Les managers, en première ligne, ont dû rapidement s’adapter et trouver des solutions pour accompagner et manager leurs collaborateurs à distance. Meltis vous livre ses meilleures pratiques pour un management à distance efficace et serein.

Levier n°1 : prenez en compte les aspects légaux

Cadrez et mettez en place un accord sur le télétravail. Conditions de travail, matériel à disposition, horaires ou droit à la déconnexion sont autant d’éléments à prendre en compte pour créer sa convention de télétravail. Rapprochez-vous du service qui s’occupe de ces sujets dans votre organisation, si ce n’est pas déjà fait.

Levier n°2 : fixez les règles du jeu et faites les évoluer

Avant toute chose, fixez les « règles du jeu » entre vous, vos équipes et votre organisation pour poser les fondations d’un management à distance efficace et serein. Mais comment fixer des règles adaptées au télétravail ?

Pour illustrer notre propos, voici les partages de bonnes pratiques de nos clients :

• Être à l’écoute des besoins des collaborateurs : cet élément sera la base de la mise en place des règles de travail à distance. À cette étape du processus, il sera important de recevoir et accueillir les doutes, les craintes et les besoins de vos collaborateurs. Cette étape est primordiale et permettra de fixer ensemble les questions prioritaires à traiter. La peur immédiate causée par la situation laissera place à une meilleure projection dans le futur et vous permettra de co-construire ensemble les règles de fonctionnement collectif.

• Renforcer l’autonomie et la responsabilisation de vos collaborateurs : faire émerger leurs besoins fondamentaux leur permettra de prendre du recul et d’éclairer au mieux leurs décisions (professionnelles et individuelles), non pas sur leur simple périmètre de responsabilités mais bien sur toutes les priorités co-construites en équipe.

Ces règles devront être mises à l’épreuve et seront vouées à évoluer en fonction des retours de vos collaborateurs ou de l’environnement…

Levier n°3 : optimisez l’utilisation des outils de communication :

La communication en période troublée est un élément qui cristallise de nombreux enjeux. Elle sera un socle pour la mise en pratique des 5 autres leviers du management à distance.

Pour mettre en place un ou plusieurs outil(s) de communication, il est important d’aborder ce levier comme un véritable projet d’accompagnement du changement et de se questionner sur ces différents points :

1. Faire le point sur sa problématique : quels outils souhaitez-vous utiliser ? Pour transmettre quel message ? À quel moment ? Comment ? ;
2. Comprendre les besoins de ses collaborateurs et de ses équipes ;
3. Benchmarker et étudier les différents outils disponibles ;
4. Choisir l’outil le plus approprié ;
5. Mettre techniquement en place les outils, former les équipes et les collaborateurs et adopter les règles liées à cet outil ;
6. Faire adhérer et optimiser le fonctionnement.

Levier n°4 : Maintenez la proximité relationnelle entre vos collaborateurs à distance

Alors que vos collaborateurs se retrouvaient autour de la machine à café pour discuter, ces moments informels ont disparu en même temps que la montée en puissance du télétravail. Pourtant, le besoin de lien social, lui, est toujours très présent et important pour vos équipes. Le rôle du manager à distance est donc de créer ces moments d’interaction… même s’ils sont virtuels !

• Remettre en place des rituels : ces rituels existaient déjà en présentiel, alors pourquoi ne pas les continuer (en les ajustant) à distance ? Chez Meltis, depuis mars 2020, nous organisons un point non obligatoire tous les jours à 11h. Le but de cette rencontre est de nous retrouver tous ensemble, faire un point sur la situation, d’échanger nos bonnes pratiques, de partager autour d’un sujet d’actualité… (et de faire quelques blagues !). À vous de trouver le moment et la manière qui vous conviennent le mieux.

• Gérer entre le collectif et l’individuel : il est autant important de consacrer du temps à vos collaborateurs collectivement qu’individuellement. En effet, en vidéo ou téléphone, il n’est pas toujours évident de capter l’état d’esprit de ses collaborateurs, et encore moins lorsque cela se passe en collectif. Alors pour favoriser les prises de paroles, pensez à rencontrer chacun de vos collaborateurs individuellement afin de pouvoir détecter leurs signaux faibles et les traiter rapidement.

• Travailler le sentiment d’appartenance : le confinement n’est pas vécu de la même manière selon les personnalités de vos collaborateurs. Prévoyez donc des moments de teambuilding réguliers (par exemple : une journée par semaine au bureau, un secret santa…). Ces moments permettront à vos équipes de rester soudées, même à distance, et de créer une véritable bulle de respiration et de bonne humeur.

D’autres idées peuvent être mises en place. N’hésitez pas à donner la parole à vos équipes et à benchmarker pour trouver LA solution qui motivera et engagera vos collaborateurs. C’est à vous de créer le management à distance qui conviendra à vos équipes.

Levier n°5 : Développez l’autonomie de votre équipe

Faites confiance à vos collaborateurs

L’autonomie de vos collaborateurs nécessite une plus grande confiance envers eux. Vincent Lenard, auteur du livre les responsables porteurs de sens, a schématisé l’évolution d’une équipe vers plus d’efficacité en 3 grandes étapes :

• Dans le premier cas de figure, le manager se positionne en responsable donneur d’ordre et contrôle l’activité de son équipe. L’équipe est fondée sur l’expertise et les compétences de chaque collaboration et travaille en silo.
• L’équipe grandit et a la chance de se réguler par elle-même. La notion la plus importante dans cette configuration sera les interactions entre les personnes de cette équipe et la relation au sein du groupe. D’un côté, les collaborateurs gagnent en responsabilité et donc en autonomie. D’un autre côté, le manager se positionne en tant responsable ressource et accepte de céder une partie de la décision, et de contrôle afin que les collaborateurs le fassent eux-mêmes. Cette posture managériale est particulièrement adaptée lorsque l’on parle de management à distance. 
• Dans cette dernière posture, le manager devient un leader, responsable porteur de sens et a pour mission d’assurer la cohérence des actions de l’équipe.

Réalisez des feedbacks réguliers

Développée par les psychologues américains Joseph Luft et Harry Ingham, la fenêtre de Johari permet d’augmenter la confiance dans les équipes à partir de la notion du feedback.

Elle décrit 4 situations possibles :

• Ouverte : Cette zone est connue de soi et des autres ;
• Aveugle : Cette zone est inconnue de soi, mais connue des autres ;
• Cachée : Cette zone est connue de soi, mais inconnue des autres ;
• Inconnue : Cette zone est inconnue de tout le monde.

Au début de la crise dans laquelle nous sommes actuellement, nous avons rencontré une zone inconnue. Aucune entreprise ne s’était préparée à cette situation et n’avait les clés pour travailler et manager à distance.

Dans ces moments troublés, augmenter votre zone ouverte, afin que les éléments inconnus deviennent connus pour les autres et pour soi, vous permettra d’augmenter l’efficacité de l’équipe. Pour y parvenir, le feedback régulier sera un atout indispensable pour accompagner vos collaborateurs dans ce sens.  Point important : il n’y a jamais trop de feedbacks, provoquez-vous autant d’occasions de feedback qu’il y a de contacts avec vos collaborateurs.

>> Voir notre formation : donner et recevoir un feedback constructif

Levier n°6 : augmentez votre conscience, connaissance et gestion de vous-même.

Durant ces moments d’incertitude, le rôle du manager est de soutenir les collaborateurs dans leurs doutes, leurs besoins et leurs craintes. La toute première clé de réussite est la bienveillance envers vous-même. La crise que nous rencontrons actuellement est inédite et nouvelle. Il est important d’avoir conscience de ce que l’on sait faire, ce que l’on ne sait pas faire et de l’accepter. Alors, plutôt que de subir la situation, tentez, testez et ajuster les solutions mises en place en écoutant les feedbacks de vos collaborateurs. La pire des choses à faire… serait de ne rien faire.

Prenez conscience de vos croyances, de votre posture et utilisez cette crise comme une opportunité de grandir dans votre rôle de manager et d’en faire un véritable moment d’apprentissage.

Pour en savoir plus >> Consultez notre webinaire sur la bienveillance

Et le management à distance après la crise ?

Cette crise a été brutale et a forcé les entreprises à bouleverser leurs modes de travail et leurs habitudes managériales. Télétravail, bureau, équipe séparée, chômage partiel…. De toutes nouvelles normes sont en train d’émerger. Après la mise en place du télétravail en « urgence » en mars 2020, 90% des décideurs pensent aujourd’hui maintenir cette pratique dans leurs organisations. Avec la mondialisation des marchés et du travail, les organisations vont continuer à se répartir dans l’espace et les collaborateurs ne seront plus forcément dans le même bureau pour travailler. Le management à distance a donc encore de belles perspectives d’évolution dans les prochaines années… À suivre…

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