« Il ne sait pas déléguer», « elle confond déléguer et se décharger »… Voilà des reproches courants en entreprise. Heureuse nouvelle : l’art de déléguer au quotidien s’apprend. Objectif : répartir les bonnes tâches entre les bonnes personnes pour les faire monter en compétences et gagner en productivité. Comment bien déléguer pour responsabiliser ses équipes ? Nos conseils et bonnes pratiques managériales pour impliquer et motiver vos collaborateurs.
Déléguer efficacement oui : mais quoi ?
En tant que manager, c’est à vous d’identifier et de prioriser les tâches à déléguer. Comment les reconnaître ?
• Critère n°1 : une tâche délégable est répétitive
• Critère n°2 : une tache délégable est de moindre importance (sans être une corvée)
• Critère n°3 : vous maîtrisez la tâche à déléguer (ne pas déléguer quelque chose que vous ne savez pas faire vous-même)
A qui déléguer une mission ?
Autre clé pour déléguer avec efficacité : choisir la bonne personne, c’est-à-dire à la fois compétente dans son domaine et motivée. Veillez également à mettre à sa disposition tous les moyens nécessaires pour remplir sa mission dans les meilleures conditions (posture du manager-coach facilitateur). Déléguer c’est aussi accepter du perdre un peu en temps et en qualité (du moins au début). Cela nécessite disponibilité et accompagnement de la part du personnel d’encadrement. Attention à ne pas confondre déléguer et se décharger d’une tâche rébarbative. En effet, confier à un subordonné uniquement les missions peu valorisantes ou qui vous rebutent aura un impact délétère sur sa motivation.
7 étapes pour bien déléguer
S’il n’y a pas de recette miracle, des bonnes pratiques existent pour déléguer sereinement :
• Étape 1) Préparer la tâche
Fixez un RV, écrivez le cadre et les objectifs
• Étape 2) Accueillir en confiance
Soyez cordial, montrez votre confiance dans la réussite de la mission
• Étape 3) Présenter la délégation
Résumez en 1 phrase la tâche à réaliser
• Étape 4) Resituer et donner du sens dans le contexte
Expliquez pourquoi cette mission, pourquoi lui ?
• Étape 5) Valoriser la mission et les bénéfices
Exposez ce que la mission apporte : au collaborateur, à vous, à l’entreprise.
• Étape 6) Cadrer
Fixez des objectif et sous-objectifs. Apportez les moyens nécessaires à leur atteinte et posez des jalons (dates) ainsi que les critères de validation. Rassurez enfin en rappelant le droit à l’erreur.
• Étape 7) Conclure
Validez le travail effectué et encouragez en pointant les facteurs clés du succès.
Comment favoriser l’autonomie des équipes ?
On distingue en management plusieurs degrés d’autonomie successifs. Le passage de l’un à l’autre se fait progressivement. Cela mobilise des besoins et affects spécifiques auxquels il faut s’adapter en permanence :
- 0 Dépendance : j’ai un faible pouvoir de décision, besoin d’être formé et rassuré. C’est la phase du « oui »
- 1 Contre-dépendance : j’ai besoin de me démarquer, j’agis en opposition, c’est la phase du « non »
- 2 Indépendance : j’ai besoin de me débrouiller seul, d’assumer mes responsabilités. C’est la phase du « moi »
- 3 L’interdépendance : je comprends l’intérêt et les apports de la coopération et je sais ce que j’y apporte. C’est la phase du « nous »
Ces phases sont cycliques. Une fois le premier cycle terminé, il recommence avec un niveau plus profond de conscience. Ainsi, même si je maitrise une partie de mon activité et me positionne dans l’interdépendance avec la plupart des acteurs de l’organisation, je peux revenir à une phase de dépendance pour une nouvelle tâche, un nouveau projet, pour lequel je n’ai pas encore les compétences d’agir seul.
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